ANEXO ÚNICO A PORTARIA SEFAZ Nº 489, DE 22 DE MAIO DE 2025.

ANEXO I À PORTARIA SEFAZ Nº 787, DE 09 DE AGOSTO DE 2024

Constitui Subcomissão Temática para definir as regras de gestão do estoque de processos físicos, implementar, monitorar e documentar a digitalização e o arquivamento dos mesmos.

Art. 1º Fica constituída a Subcomissão Temática, subordinada à Comissão Técnica instituída pela Portaria SEFAZ nº 787, de 09 de agosto de 2024, com o objetivo de definir as regras de gestão do estoque de processos físicos, implementar, monitorar e documentar a digitalização e o arquivamento dos mesmos, propor as alterações legislativas pertinentes, composto pelos seguintes membros, que exercerão suas atribuições sem prejuízo de suas atividades regulares, sob a presidência do primeiro e coordenação do segundo:

I - Marcélio Rodrigues Lima (Diretoria da Receita);

II - Alessandro Ramos Marques (Contencioso Administrativo Tributário);

III - Joana Lopes Silva (Superintendência de Administração e Finanças);

IV - George Artur Ferreira Sarmento (Superintendência de Tecnologia e Inovação Fazendária);

§1º A Diretoria de Tributação participará do processo, cabendolhe a revisão e publicação da legislação pertinente, em articulação com os demais membros da Subcomissão.

§2º Na ausência do Presidente, fica o coordenador responsável por todos os atos necessários ao bom andamento dos trabalhos.

§3º Os membros da Subcomissão Temática poderão designar servidores para realização das atividades propostas, mediante prévia liberação das chefias imediatas e/ou mediatas, sem prejuízo das suas atribuições regulares.

Art. 2º Compete à Subcomissão Temática as seguintes atribuições:

§1º Quanto à gestão do estoque de processos físicos:

I - Definir as diretrizes para a digitalização dos processos físicos em estoque, de acordo com a legislação vigente, garantindo que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico dos originais;

II - Mapear e definir a “Espécie e Tipo de Documento” a ser classificada no SGD Tributário; III - Mapear, definir, indicar e adequar os recursos necessários à implantação da digitalização dos processos (físicos, tecnológicos e humanos), bem como para o tratamento do estoque dos processos físicos, considerando a execução regional ou coordenação centralizada, incluindo a implantação de estações de autoatendimento nas Agências de Atendimento ao contribuinte;

IV - Definir o procedimento de tramitação dos processos físicos em estoque;

V - Mapear e definir os processos físicos elegíveis para digitalização, com exceção da dívida ativa, mediante levantamento físico e via ACP dos processos;

VI - Estabelecer a ordem de prioridade dos processos a serem digitalizados e elaborar cronograma para a execução das atividades, definindo:

a) Data-limite para recebimento de processos físicos na rede de atendimento;

b) Prazo para manutenção das estações de apoio, contado a partir da data-limite; e

c) Fases de desativação gradual das estações de apoio.

VII - Propor regramento inerente ao estoque físico de processos quanto aos procedimentos de digitalização e arquivamento, assegurando segurança jurídica e autenticidade do processo, incluindo regras para arquivamento dos processos não digitalizados e para a guarda e consulta dos digitalizados;

VIII - Definir e normatizar o modelo e a metodologia adotados na digitalização dos Processos Administrativos Tributários (tipo de arquivo, documento, uso do banco de dados, etc.);

IX - Elaborar e implementar programa de capacitação continuada para servidores envolvidos no processo de digitalização, abrangendo:

a) Treinamentos técnicos sobre sistemas e procedimentos de digitalização;

b) Orientações sobre atendimento ao contribuinte no novo modelo; e

c) Suporte especializado durante o período de transição;

§2º Compete à Subcomissão Técnica convocar o Delegado Regional de Fiscalização e o Coordenador Regional de Administração para coordenar a implantação do processo de digitalização no âmbito de suas respectivas regionais.

§3º A execução da digitalização obedecerá à seguinte divisão de competências:

I - À área tributária (Diretoria da Receita, Diretoria de Tributação e Contencioso Administrativo Tributário) caberá a coordenação do processo, definição dos processos elegíveis e priorização conforme as diretrizes desta Portaria;

II - À Superintendência de Tecnologia e Inovação Fazendária competirá fornecer os meios tecnológicos, incluindo padrões de digitalização (formato de arquivos, metadados e sistemas); e

III - À área administrativa (Superintendência de Administração e Finanças e Delegacias Regionais de Fiscalização por meio das Coordenações Regionais de Administração) caberá a execução operacional da digitalização, utilizando os recursos fornecidos pela STIF, bem como o arquivamento físico e digital dos processos, conforme diretrizes estabelecidas.

Art. 3º A Subcomissão Temática manterá interlocução permanente com os demais setores da Secretaria da Fazenda, especialmente com as unidades envolvidas no processo de digitalização, para garantir o adequado andamento dos trabalhos e a integração das ações.

Art. 4º A Subcomissão Temática deverá reunir-se segundo calendário a ser divulgado pelo seu Presidente, em consonância com as diretrizes da Comissão Técnica.

Art. 5º Por solicitação do Presidente da Comissão Técnica, os servidores da Secretaria da Fazenda deverão prestar aos membros da Subcomissão Temática, em caráter prioritário, todas as informações solicitadas.

Art. 6º A Subcomissão Temática deverá apresentar relatórios periódicos de andamento à Comissão Técnica.